Бизнес ассистент

Личный бизнес-ассистент учредителя / директора

В консалтинговую компанию, в связи с ростом проектов ищем бизнес-ассистента учредителя, который(ая) станет правой рукой руководителя и поможет эффективно управлять рабочими процессами, задачами и повседневными вопросами.

Это позиция для человека, готового работать над масштабными проектами, умеет организовывать, контролировать, координировать и брать на себя ответственность за выполнение задач.

Нам нужен кандидат у которого развиты:

• Проактивность
• Надёжность
• Системность
• Быстрая обучаемость
• Деловая зрелость

Нам не нужен офис менеджер, у нас она есть.

Основные задачи

1. Организация рабочего процесса директора-учредителя

• Ведение календаря директора: планирование встреч, звонков, мероприятий и командировок.
• Подготовка материалов к встречам, переговорам и презентациям.
• Ведение деловой переписки и коммуникации с партнерами.
• Подготовка документов, справок, кратких аналитических записок.

• Контроль исполнения поручений директора внутри команды.
• Напоминание ответственным сотрудникам о сроках выполнения задач.
• Сбор информации по проектам и подготовка кратких отчетов для директора.

Главная цель — обеспечить руководителю максимально эффективный рабочий день.

2. Координация проектов

• Помощь в координации текущих проектов компании (образовательные программы, исследования, стартапы).
• Взаимодействие с партнёрами, клиентами и подрядчиками.
• Контроль сроков выполнения задач в проектах.
• Подготовка организационных материалов для мероприятий, встреч и презентаций.
• Организация участия директора в конференциях, форумах и деловых встречах.

3. Административная поддержка

• Подготовка документов, писем и рабочих материалов.
• Помощь в организации онлайн и офлайн мероприятий.

4. Контроль и доведение задач до результата

• Фиксация всех поручений директора в единой системе с указанием ответственного, срока и текущего статуса.
• Ежедневный контроль выполнения поручений без дополнительных напоминаний со стороны директора.
• Проверка фактического результата, а не только получение информации о том, что задача «в работе».
• Своевременное информирование директора о задержках, рисках и проблемах.
• Подготовка краткого ежедневного или еженедельного отчета по выполненным, текущим и просроченным задачам.
• Контроль договоренностей, принятых во время встреч, звонков и совещаний.

5. Информационная и коммуникационная поддержка директора

• Фильтрация входящих сообщений, запросов, писем и предложений по степени важности.
• Подготовка для директора краткой сути вопроса, необходимых материалов и возможных вариантов решения.
• Контроль своевременных ответов партнерам, клиентам, сотрудникам и подрядчикам.
• Ведение базы важных контактов, договоренностей и истории взаимодействия.
• Защита рабочего времени директора от несрочных и несущественных вопросов.

6. Самостоятельное решение рабочих вопросов

• Самостоятельное решение стандартных организационных и административных вопросов в пределах предоставленных полномочий.
• Поиск необходимой информации, подрядчиков, специалистов, площадок и сервисов.
• Подготовка нескольких вариантов решения задачи с указанием преимуществ, недостатков, стоимости и сроков.
• Предварительная проработка поручения до обращения к директору за дополнительными разъяснениями.
• Предупреждение возможных проблем до того, как они повлияют на работу директора или компании.

Обязательные стандарты работы бизнес-ассистента

• Не ждать повторного напоминания о поручении.
• Не скрывать ошибки, задержки и возникшие проблемы.
• Не сообщать о проблеме без предложения возможного решения.
• Не считать задачу завершенной, пока не получен конкретный и проверенный результат.
• Уточнять непонятные детали в начале работы, а не перед дедлайном.
• Самостоятельно определять следующие шаги по стандартным задачам.
• Соблюдать сроки либо заранее предупреждать о риске их нарушения.
• Поддерживать порядок в календаре, документах, задачах и коммуникациях директора.
• Ежедневно понимать, какие три–пять задач являются приоритетными.
• Освобождать время директора, а не создавать ему дополнительную необходимость контролировать ассистента.

Требования

• Высшее образование (менеджмент, экономика, маркетинг, филология, лингвистика или смежные направления).
• Опыт работы ассистентом, координатором проектов, офис-менеджером или в административной не менее 3 лет.

• Отличные организационные навыки и умение работать с большим количеством задач.
• Высокая ответственность и внимательность к деталям.
• Умение быстро ориентироваться в новых задачах.
• Самостоятельность и инициативность.

• Умение держать несколько задач под контролем одновременно.
• Способность доводить задачи до результата.

• Владение русским и узбекским языками обязательно, английский — не ниже upper intermediate .
• Готовность работать в плотном ритме и адаптироваться к графику руководителя.

Условия
• Полная занятость (график согласовывается).
• Работа в динамичной и интеллектуальной среде (международные проекты, стартапы).
• Возможности для профессионального и карьерного роста (участие в проектах международного уровня, развитие управленческих навыков).
• Заработная плата обсуждается по результатам собеседования (в зависимости от опыта и компетенций). Хорошие бонусы и премии за высокую исполнительности и результаты по KPI.
• Работа в команде, которая ценит инициативность, надежность и профессионализм.