Мы ищем организованного, доброжелательного и ответственного Office Manager / Administrative Specialist, который поможет поддерживать комфортную и профессиональную атмосферу в офисе и обеспечивать стабильную административную работу компании.
Эта позиция подойдёт человеку, который любит порядок, умеет самостоятельно решать организационные вопросы, комфортно общается с сотрудниками, гостями и подрядчиками и готов работать в международной команде.
Обязанности:
1. Встреча и сопровождение гостей компании: приветствие посетителей, организация комфортного ожидания.
2. Подготовка переговорных комнат к встречам: контроль порядка, наличия воды, чайно-кофейной зоны и необходимых материалов.
3. Поддержание комфортной, чистой и гостеприимной атмосферы в офисе.
4. Обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами, водой, кофе, чаем и другими расходными материалами в рамках утверждённого бюджета.
5. Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками: организация закупок, формирование заявок на оплату во внутренней системе, контроль оплат, работа с документами в Didox (договоры, счета, акты, счета-фактуры).
6. Взаимодействие с аутсорсинговой бухгалтерией, управляющей компанией офиса, службой такси, клининговой службой, IT-специалистами, таможенным брокером и другими подрядчиками.
7. Поиск новых поставщиков и оптимизация работы с действующими контрагентами при необходимости.
8. Организация командировок сотрудников: бронирование билетов, гостиниц и решение сопутствующих организационных вопросов.
9. Ведение регистрации административных документов и подготовка отчётности в рамках должностных обязанностей.
10. Административное управление офисом и складом, контроль порядка и наличия необходимых материалов.
11. Организация и контроль служебных квартир для китайских сотрудников компании.
12. Контроль и координация работы водителя.
13. Организация закупок основных средств компании, ведение учёта и участие в инвентаризации.
14. Организационная поддержка иностранных сотрудников, включая оформление виз и другие административные вопросы.
Требования:
• Высшее образование.
• Опыт работы в административной сфере / на позиции Office Manager, Administrative Specialist или аналогичной позиции от 2 лет.
• Свободное владение русским языком.
• Английский язык — не ниже среднего уровня (Intermediate).
• Узбекский язык — не ниже среднего уровня.
• Хорошие коммуникативные и организационные навыки.
• Доброжелательность, вежливость и умение профессионально взаимодействовать с гостями и сотрудниками компании.
• Внимательность к деталям, ответственность и способность самостоятельно организовывать свою работу.
• Знание дидокса будет плюсом.
Условия:
• Оплата корпоративной мобильной связи.
• Работа в международной команде.
Ключевые навыки
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Узбекский — C1 — Продвинутый
- Английский — C1 — Продвинутый
- Русский — C1 — Продвинутый